Kısaca
- Otomatik SMS hatırlatması randevudan 1 gün önce gönderilerek hastalar zamanında hatırlatılır.
- Gelmedi durumundaki hastalar otomatik etiketlenerek sistematik takip ve yeniden randevu planlaması yapılır.
- Erteleme asistanı 60 güne kadar boş saatleri tarayıp ilk uygun slotu önerir ve randevu değişikliğini hızlandırır.
- Altı randevu durumu (Planlandı, Onaylı, Tamamlandı, İptal, Ertelendi, Gelmedi) net takip ve otomatik işlem tetikleme sağlar.
- Kural tabanlı otomasyon motoru tetikleyicilere göre SMS gönderimi ve etiketleme işlemlerini tamamen otomatikleştirir.
Diş kliniğinde randevu hatırlatma neden kritik?
Randevu kaçağı (no-show) diş kliniklerinin en yaygın operasyonel sorunudur. Hastalar randevularını unutur, son anda iptal eder veya haber vermeden gelmez. Her boş kalan saat geri kazanılamaz; personel verimsiz kalır, tedavi planları bozulur ve gelir kaybı yaşanır. Sistematik hatırlatma olmadan kaçak oranı yüksek kalır ve klinik kapasitesini tam kullanamaz. Diş kliniğinde randevu hatırlatma sistemi bu sorunu kökten çözer.
Hastalar randevularını unutur veya son anda iptal eder
Boş kalan saatler geri kazanılamaz ve personel verimsiz kalır
Tedavi planları ve seans takibi bozulur
Gelir kaybı ve kapasite kullanım oranı düşer
Sistematik takip olmadan sorun büyür
BiDiCRM'de otomatik hatırlatma nasıl çalışır?
BiDiCRM'de otomatik hatırlatma kural motoru aracılığıyla çalışır. Varsayılan olarak randevudan 1 gün önce SMS gönderilir. Sistem periyodik kontrol eder ve uygun zamanında mesaj iletir. Hastalar hatırlatıldığında randevularını iptal etmek veya ertelemek isterse zamanında haber verebilir. Bu sayede boş saatler önceden bilinir ve başka hastalarla doldurulabilir.
Randevudan 1 gün önce otomatik SMS gönderilir
Sistem periyodik kontrol eder ve zamanında mesaj iletir
Hastalar zamanında iptal veya erteleme yapabilir
Boş saatler önceden bilinir ve yeniden planlanabilir
Doğum günü hatırlatması da otomatik gönderilir
Gelmedi durumundaki hastalar nasıl takip edilir?
Randevu durumları altı kategoriye ayrılır: Planlandı, Onaylı, Tamamlandı, İptal, Ertelendi ve Gelmedi. Hasta randevuya gelmediğinde durum "Gelmedi" olarak işaretlenir. Bu duruma geçince otomatik etiketleme kuralı tetiklenir ve hasta sistematik takip için etiketlenir. Böylece gelmedi hastalar kolayca filtrelenebilir, yeniden randevu planlaması yapılabilir ve takip süreci tamamen otomatikleştirilir.
Randevu durumu "Gelmedi" olarak işaretlenir
Otomatik etiketleme kuralı tetiklenir
Hasta sistematik takip için etiketlenir
Gelmedi hastalar kolayca filtrelenebilir
Yeniden randevu planlaması yapılabilir
Sık Sorulan Sorular
Randevu hatırlatması hangi kanallardan gönderilebilir?
BiDiCRM'de varsayılan olarak SMS kanalı kullanılır. Hatırlatma kuralları sayfasından tetikleyici tipi, zaman ve mesaj içeriği özelleştirilebilir. Her mesaj 160 karakter sınırına tabidir.
Otomatik hatırlatma kuralları nasıl ayarlanır?
Sol menü → Hatırlatıcılar sayfasında kural tabanlı otomasyon motoru bulunur. Tetikleyici tipi (randevudan önce/sonra, etiket atandığında, doğum günü), zaman ve mesaj içeriği belirlenebilir. Varsayılan kurallar ilk açılışta tohumlanır.
Gelmedi durumundaki hastalar nasıl takip edilir?
Randevu durumu "Gelmedi" olarak değiştirilince otomatik etiketleme kuralı tetiklenir. Hasta etiketlenerek sistematik takip için işaretlenir. Müşteri listesinde etiket filtresiyle gelmedi hastalar kolayca bulunabilir.
Erteleme ve iptal işlemleri nasıl yönetilir?
Randevu detayında "Ertele" butonu ile erteleme asistanı açılır. Sistem 60 güne kadar boş saatleri tarar ve önerir. Veya belirli gün seçip o günün boş saatlerini görebilirsiniz. İptal işlemi randevu durumunu "İptal" olarak değiştirir.
Randevu durumları neden önemli?
Altı randevu durumu (Planlandı, Onaylı, Tamamlandı, İptal, Ertelendi, Gelmedi) klinik operasyonunun omurgasıdır. Her durum farklı işlemi tetikler: Tamamlandı durumuna geçince paket'ten otomatik seans düşülür, İptal ve Ertelendi durumları slot boşaltır. Net durum takibi sayesinde tedavi planları doğru yürütülür, seans takibi hatasız kalır ve hastalar doğru aşamada takip edilir.
Planlandı: oluşturuldu, onay bekliyor
Onaylı: müşteri onayladı
Tamamlandı: gerçekleşti, paket'ten seans düşülür
İptal: iptal edildi, slot boşaltılır
Ertelendi: taşındı, slot boşaltılır
Gelmedi: randevuya gelmedi, otomatik etiketlenir
Erteleme asistanı ile randevu değişikliği nasıl hızlandırılır?
BiDiCRM'in erteleme asistanı randevu değişikliğini hızlandırır. Randevu detayında "Ertele" butonuna tıklandığında sistem otomatik olarak 60 güne kadar boş slotları tarar ve ilk uygun saati önerir. Hastalar bu öneriyi kabul edebilir veya belirli bir gün seçip o günün boş saatlerini görebilir. Bu sayede hastalar hızlı şekilde yeni tarih bulabilir ve boş saatler verimli kullanılır.
Randevu detayında "Ertele" butonu ile asistan açılır
Sistem 60 güne kadar boş saatleri tarar
İlk uygun slot otomatik önerilir
Veya belirli gün seçip o günün saatlerini görebilirsiniz
İptal işlemi randevu durumunu "İptal" olarak değiştirir
Kural tabanlı otomasyon motoru adım adım nasıl kurulur?
BiDiCRM'de kural tabanlı otomasyon motoru Hatırlatıcılar sayfasında bulunur. İki ana bölüm vardır: Hatırlatma Kuralları ve Otomatik Etiketleme Kuralları. Hatırlatma Kuralları'nda tetikleyici tipi (randevudan önce/sonra, etiket atandığında, doğum günü, X gün işlem olmadığında) seçilir. Otomatik Etiketleme Kuralları'nda koşullar (randevu tamamlanınca, gelmeyince, X gün işlem olmayınca) belirlenip otomatik etiketleme ayarlanır. Varsayılan kurallar ilk açılışta tohumlanır.
Sol menü → Hatırlatıcılar sayfasını açın
Hatırlatma Kuralları bölümünde tetikleyici tipi seçin
Zaman ve mesaj içeriğini belirleyin
Otomatik Etiketleme Kuralları'nda koşulları ayarlayın
Varsayılan kurallar ilk açılışta otomatik yüklenir
Müşteri tutma ve verimlilik artışı nasıl ölçülür?
BiDiCRM'de diş doktoru sektörü için hazır şablonlar müşteri tutma ve verimlilik takibini kolaylaştırır. Müşteri kartında Son İşlem tarihi, Geliş Kaynağı, Etiket alanları ve randevu geçmişi tutulur. Paket ve seans takibi otomatik yapılır. Gelmedi hastalar etiketlenerek takip edilir, erteleme asistanı boş saatleri doldurur. Bu sayede klinik kapasitesi tam kullanılır, hastalar sistematik takip edilir ve müşteri tutma oranı artar.
Müşteri kartında Son İşlem tarihi ve Geliş Kaynağı tutulur
Paket ve seans takibi otomatik yapılır
Gelmedi hastalar etiketlenerek sistematik takip edilir
Erteleme asistanı boş saatleri otomatik doldurur
Randevu geçmişi ve notlar merkezi yerde saklanır
