Kısaca
- 24 saat önceden iptal politikası, danışanların son dakika iptalleri nedeniyle boş kalan saatleri ve gelir kaybını önler.
- BiDiCRM'de randevu durumları (Tamamlandı, Gelmedi, İptal, Ertelendi) otomatik olarak paket seanslarını düşer veya iade eder.
- Otomatik hatırlatma kuralları randevudan 24 saat ve 2 saat önce WhatsApp ile gönderilerek no-show oranını azaltır.
- Müşteri durumları (Aktif, Potansiyel, Pasif) otomatik etiketleme ile güncellenerek işletme veri tutarlılığı sağlanır.
- Seans Takvimi ve Terapi Bilgileri bölümü ile danışanların randevu sıklığı ve tedavi süreci merkezi olarak takip edilir.
Psikolog işletmesinde iptal ve no-show sorunu neden yaygın?
Psikolog işletmelerinde son dakika iptalleri ve randevuya gelmemeler (no-show) sık karşılaşılan sorunlardır. Danışanlar bazen psikolojik dirençle, bazen de hayatın acil olaylarıyla randevuyu iptal etmek isteyebilirler. Ancak bu iptaller, özellikle 24 saat öncesinde bildirilmezse, psikologun o saatini boş geçirmesine ve gelir kaybına neden olur. Aynı zamanda paket seanslarından hangi seansların kullanıldığı, hangilerinin iade edilmesi gerektiği konusunda karışıklık yaşanır ve danışan hakkında tutarlı veri oluşmaz.
Son dakika iptalleri psikologun saatini boş geçirmesine neden olur
Paket seanslarından düşülen saatler geri alınmadığında danışan hakkında yanlış veri oluşur
No-show'lar (gelmemeler) ve iptaller arasındaki fark tutarsız uygulanırsa müşteri memnuniyeti düşer
Manuel takip nedeniyle iptal politikası tutarsız uygulanır ve danışanlar farklı muamele görür
24 saat iptal kuralı nedir ve neden uygulanır?
24 saat iptal kuralı, danışanın randevudan en az 24 saat öncesinde iptal bildirmesi gerektiğini belirtir. Bu kural uygulanmazsa, psikolog o saati başka bir danışana ayıramaz ve gelir kaybı yaşar. Aynı zamanda danışanın paket seansından düşülen seans, iptal durumunda iade edilmesi gerekir. Bu kural işletmenin gelir güvenliğini sağlarken, danışanları sorumlu davranmaya teşvik eder. Psikolog işletmelerinde bu kural, tıbbi hizmetlerin doğası gereği (randevu saatinin başka birine verilemeyeceği) özellikle önemlidir.
BiDiCRM'de randevu durumlarını nasıl kaydederim?
BiDiCRM'de her randevu şu durumlardan birindedir: Planlandı, Başladı, Tamamlandı, Gelmedi, İptal ve Ertelendi. Randevu detayında "Durumu Değiştir" seçeneğiyle bu durumları kaydedebilirsiniz. Seans tamamlandığında "Tamamlandı" seçersiniz; danışan gelmediğinde "Gelmedi"; danışan 24 saat öncesinde iptal bildirdiğinde "İptal" seçersiniz. Sistem bu duruma göre otomatik işlem yapar: paket seanslarını düşer veya iade eder.
Randevu detayını açın ve sağ üstte "Durumu Değiştir" butonuna tıklayın
Açılan menüden uygun durumu seçin: Tamamlandı, Gelmedi, İptal veya Ertelendi
Sistem otomatik olarak paket seanslarını düşer veya iade eder
Randevu geçmişinde bu değişiklik kaydedilir ve raporlarda görünür
İptal edilen randevu paket seansından nasıl iade edilir?
BiDiCRM'de paket seanslarından seans düşme ve iade mekanizması otomatiktir. Randevu "Tamamlandı" durumuna geçtiğinde, sistem paketten otomatik olarak 1 seans düşer. Ancak randevu "Gelmedi", "İptal" veya "Ertelendi" durumuna geçtiğinde, daha önce düşülen seans otomatik olarak iade edilir. Danışan, paket seanslarının kaç tanesini kullandığını ve kaç tanesinin kaldığını müşteri kartında "Seans Takvimi" bölümünde görebilir.
Randevu "Tamamlandı" durumunda: sistem paketten 1 seans otomatik düşer
Randevu "Gelmedi", "İptal" veya "Ertelendi" durumunda: düşülen seans iade edilir
Müşteri kartında "Seans Takvimi" bölümünde kalan seanslar görünür
Bu işlem otomatik olur, manuel müdahale gerekmez
Otomatik hatırlatma kuralları ile no-show'ları azaltma
BiDiCRM'de varsayılan olarak iki otomatik hatırlatma kuralı etkindir: randevudan 24 saat önce ve 2 saat önce WhatsApp mesajı gönderilir. Bu hatırlatmalar danışanın randevuyu unutmasını veya son dakika iptali yapmasını azaltır. Hatırlatma kurallarını "Hatırlatıcılar" sayfasından özelleştirebilirsiniz: tetikleyici zamanını değiştirebilir, mesaj metnini düzenleyebilir veya yeni kurallar ekleyebilirsiniz.
Sol menü - Hatırlatıcılar sayfasına gidin
"Randevu hatırlatma" kuralını bulun ve tetikleyici zamanını (24 saat, 2 saat vb.) ayarlayın
Mesaj metnini danışan adı, saat ve iptal kuralı ile özelleştirin
Kural otomatik olarak etkinleşir ve sistem belirtilen zamanda WhatsApp gönderir
Müşteri durumları ve etiketleme ile veri tutarlılığı
BiDiCRM'de her danışan üç durumdan birindedir: Aktif, Potansiyel veya Pasif. Otomatik etiketleme kuralları bu durumları günceller. Örneğin, danışan randevuya gelmediğinde sistem otomatik olarak "Pasif" etiketi ekler; belirli bir süre işlem olmadığında da aynı şekilde. Bu sayede psikolog, hangi danışanların aktif olarak tedavi gördüğünü, hangilerinin tedaviyi bıraktığını merkezi olarak görebilir. Müşteri kartında "Seans Takvimi" ve "Terapi Bilgileri" bölümü, danışanın randevu sıklığı (haftada 1 seans, 2 haftada 1 seans vb.) ve tedavi süreci hakkında bilgi tutar.
Müşteri kartında "Durumu" görmek için Aktif/Potansiyel/Pasif sekmelerine bakın
Otomatik etiketleme kuralları: randevuya gelmeme, X gün işlem yok, paket bitmek üzere
"Seans Takvimi" bölümünde danışanın randevu sıklığını (haftada 1, 2 haftada 1 vb.) kaydedin
"Terapi Bilgileri" bölümünde tedavi ekolü, odak konusu ve verilen ödevleri takip edin
Sık Sorulan Sorular
Psikolog işletmesinde 24 saat iptal kuralı neden önemlidir?
24 saat kuralı, psikologun o saati başka bir danışana ayırmasına olanak tanır ve gelir kaybını önler. Aynı zamanda danışanları sorumlu davranmaya teşvik eder. BiDiCRM'de bu kural otomatik hatırlatmalarla pekiştirilir.
BiDiCRM'de randevu iptal durumunu nasıl kaydederim?
Randevu detayını açın, "Durumu Değiştir" butonuna tıklayın ve "İptal" seçin. Sistem otomatik olarak paket seansını iade eder. Danışan 24 saat öncesinde iptal bildirmişse bu durumu kullanın.
İptal edilen randevu paket seansından nasıl iade edilir?
BiDiCRM'de bu işlem otomatiktir. Randevu "İptal" durumuna geçtiğinde, daha önce düşülen seans otomatik olarak iade edilir. Müşteri kartında "Seans Takvimi" bölümünde kalan seansları görebilirsiniz.
Müşteriye iptal hatırlatması otomatik olarak gönderilir mi?
Evet. BiDiCRM'de varsayılan olarak randevudan 24 saat ve 2 saat önce WhatsApp hatırlatması gönderilir. Hatırlatıcılar sayfasından bu kuralları özelleştirebilir veya yeni kurallar ekleyebilirsiniz.
Randevu iptali ve no-show arasındaki fark nedir?
İptal: danışan 24 saat öncesinde randevuyu iptal eder ve seans iade edilir. No-show (Gelmedi): danışan randevuya gelmez ve seans düşülür. BiDiCRM'de bu iki durumu ayrı ayrı kaydedebilirsiniz.
İptal politikasını uygulamaya başlayın
Psikolog işletmenizde 24 saat iptal politikasını uygulamak, gelir güvenliğini sağlar ve danışan hakkında tutarlı veri oluşturur. BiDiCRM'de randevu durumları, otomatik paket seansı yönetimi ve hatırlatma kuralları bu süreci basit ve etkili hale getirir.
